EU AI Act
Frag deine KI-Anbieter, bevor jemand dich fragt.
Die Modelle kommen von außen — die Verantwortung für den Einsatz bleibt bei dir. GPAI-Anfragen macht aus verstreuten Mails ein Protokoll mit Status, Antwortquote und archiviertem Nachweis.
- Verordnung
- KI-VO (EU) 2024/1689
- Bezug
- Art. 25 — Sourcing-Diligence
- Modul
- AI Compliance → GPAI-Anfragen
- Status je Anfrage
- 5
Das Entscheidende
Eine Zahl statt eines Gefühls
Über der Tabelle steht die Bilanz: Anfragen gesamt, als Entwurf, versendet, beantwortet, abgelehnt oder abgelaufen — dazu die Antwortquote in Prozent. Das ist der Unterschied zwischen „wir haben da mal angefragt" und einer Aussage, die jemand nachrechnen kann. Zwei Grenzen offen gesagt: Ob ein Anbieter antwortet, erzwingt keine Software — „Abgelehnt" ist genauso Teil des Protokolls. Und die rechtliche Bewertung bleibt bei dir.
Ausgangslage
Die Sorgfalt findet statt — nur nicht nachweisbar
Kaum jemand trainiert eigene Basismodelle, fast alle setzen fremde ein. Die Angaben dazu liegen beim Anbieter — und die Anfrage danach verschwindet in einem Postfach, das sonst niemand sieht.
- Wer wann bei welchem Anbieter angefragt hat, weiß nur, wer die Mail geschrieben hat.
- Antworten liegen als Mailanhang irgendwo — nicht dort, wo die übrigen Nachweise liegen.
- Ohne Nachfass verläuft eine unbeantwortete Anfrage im Sand, und niemand merkt es.
So arbeitest du damit
Klären, welche Modelle überhaupt im Einsatz sind
Die Anfrage steht und fällt mit der Liste davor. Das KI-Inventar führt jedes System mit Anbieter, Einsatzbereich und verantwortlicher Adresse, der Rollen-Check ordnet deine eigene Rolle ein. Daraus ergibt sich begründet, bei wem du nachfragen musst.
Anfrage aus dem Anbieter-Katalog aufsetzen
Der Anbieter-Katalog füllt Kontaktadresse, typische Produkte und — wo vorhanden — den Link zu den Auftragsverarbeitungs-Unterlagen vor. Betreff und Text kommen aus einer versionierten Standardvorlage und bleiben editierbar. Fehlt ein Anbieter, trägst du ihn frei ein.
Versenden und Frist im Blick behalten
Versendet wird über dieselbe Infrastruktur wie bei den Lieferantendaten: eigene Vorlage, fester Empfänger, protokollierter Ausgang. Du hinterlegst eine Frist in Tagen — 14 sind vorbelegt. Läuft sie ab, markiert Reguly die Zeile als „Reminder fällig"; den Nachfass löst du selbst aus.
Antwort übernehmen, archivieren, protokollieren
Die Antwort landet am Vorgang: Text, Eingangszeitpunkt, Status „Beantwortet", auf Wunsch als Nachweisdokument archiviert. Jede Änderung steht mit Zeitpunkt und Aktion im Audit-Log — der Ablauf lässt sich später auch ohne die Beteiligten rekonstruieren.
Im Zusammenspiel
Ein Datenbestand, der weiterreicht
01
KI-Inventar
sagt, welche fremden Modelle im Einsatz sind
System & Anbieter · Einsatzbereich · Risikoklasse
02
GPAI-Anfragen
holt die Angaben beim Anbieter ein und protokolliert den Verlauf
Anfragetext · Status · Antwort · Antwortquote
03
Compliance-Vault
verwahrt die Antwort als Nachweisdokument
archivierter Nachweis
Häufige Fragen
Betrifft mich das überhaupt, wenn ich nur ChatGPT und Copilot nutze?
Gerade dann. Wer fremde Basismodelle einsetzt, dokumentiert sinnvollerweise, welche Transparenzangaben er beim Anbieter angefragt hat — dafür ist dieses Modul da. Ob und in welchem Umfang dich eine konkrete Pflicht trifft, klärst du mit deiner Rechtsberatung.
Muss ich den Anfragetext selbst schreiben?
Nein. Betreff und Text kommen aus einer versionierten Standardvorlage, das Anbieter-Preset füllt Kontaktadresse und typische Produkte vor. Beides kannst du vor dem Versand ändern.
Schickt Reguly die Erinnerung automatisch?
Nein — und das sagen wir bewusst so. Reguly rechnet die Frist ab dem Versanddatum und markiert die Zeile als „Reminder fällig", sobald sie überschritten ist. Den Nachfass löst du per Klick aus; er geht dann als neue Mail an dieselbe Adresse.
Gilt das Protokoll für das ganze Unternehmen?
Es wird je Marke geführt. Alle Personen mit Zugriff auf die Marke sehen dieselben Anfragen, denselben Status und dieselbe Antwortquote — nicht nur die Person, die die Mail geschrieben hat.
Passt dazu
Erst wissen, welche KI im Haus läuft.
Das KI-Inventar führt jedes eingesetzte KI-System mit Anbieter, Einsatzbereich und Verantwortlichem — und stuft es per Wizard in seine Risikoklasse ein.
Kompetenz, die sich belegen lässt.
Der AI-Literacy-Tracker protokolliert jede KI-Schulung mit Datum, Thema, Dauer und Teilnehmern — und warnt, wenn die letzte über 180 Tage zurückliegt.
Jeder Nachweis liegt bereit, keiner verfällt still.
Der Compliance-Vault legt alle Nachweise an einem Ort ab — Prüfberichte, Zertifikate und Erklärungen, versioniert und mit Ablaufüberwachung.
Zeig uns deine KI-Liste
Wir gehen mit dir durch, welche Anbieter du anschreiben solltest und wie das Protokoll am Ende aussieht.